Achtergrond

Juan Luis Cebrián, lid van de Club van Rome, liet zich ooit in bezorgde termen uit over de oprukkende digitalisering van onze cultuur. Want hoewel hij zag dat digitalisering precisie en eenvoud bevorderde – vanuit academisch oogpunt een belangrijk winstpunt – zou deze ook ten koste gaan van de nuance.

Dat was in de jaren negentig. Kunnen we, twintig jaar later, zeggen dat Cebriáns vrees waarheid is geworden? Halen we in de praktijk de ambities die we met het digitaliseren van – in ons geval – academisch erfgoed wilden bereiken? Of is de aard van het materiaal zodanig dat we nog steeds worden geconfronteerd met grote praktische en inhoudelijke obstakels? En zoja, wat zijn die obstakels en zijn ze te overwinnen?

Met onder meer die vragen in het achterhoofd organiseert de Stichting Academisch Erfgoed in samenwerking met het Huygens Instituut voor Nederlandse Geschiedenis op 1 juni 2017 het symposium “Digitalisering en de praktijk van het academisch erfgoed”.

Op deze dag willen we het digitaal academisch erfgoed van verschillende kanten te belichten: van de problematiek rond born digital hoogleraar archieven tot het gebruik van publieksparticipatie voor de online presentatie van objecten en verhalen. Het symposium heeft een praktische insteek, waarbij we van vooral elkaar willen leren door het delen van ervaringen.

Verslag

Op Donderdag 1 juni 2017 vond bovenin het hoofdgebouw van de Vrije Universiteit het symposium “Digitalisering en de praktijk van het academisch erfgoed”plaats. Deze was georganiseerd door de Stichting Academisch Erfgoed in samenwerking met het Huygens Instituut voor Nederlandse Geschiedenis. Het bijzonder goed bezochte symposium stond in het teken van de problematiek waar digitaal academisch erfgoed tegenwoordig zoal mee te maken  krijgt, van born digital hoogleraar archieven tot toepassing  van publieksparticipatie voor online presentatie van verhalen en objecten.

Het ochtendprogramma stond vooral in het teken van voorbeelden uit de praktijk. Steph Scholten, directeur Erfgoed van de UvA stelde tijdens zijn korte welkomstwoord gekscherend dat hij graag op korte termijn “alles met één druk op de knop zou willen zien”, maar uit de Use Cases die tijdens de ochtend door de sprekers werden aangedragen blijkt dat een en ander niet toch niet zo eenvoudig gaat.

Terug naar de bron

Zo wees Wilbert Helmus, coördinator van Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE), het publiek er op dat veel instellingen inmiddels weliswaar druk zijn met het digitaal ontsluiten van hun materiaal, maar dat dit vaak gefragmenteerd en in “silo-achtige” constructies gebeurt. Dit leidt volgens Helmus op internet tot een zee van metadata, die voor de gebruiker onbruikbaar zijn. Helmus kwam met het voorbeeld van een schilderij dat op verschillende sites wordt afgebeeld, maar telkens met andere metadata voor zowel bron, afmetingen, als copyright. “Dit voorbeeld toont hoe belangrijk het is een eenduidige digitale bron te hebben. We moeten dus eerst de bronverwijzing terugvinden”, aldus Helmus.
Helmus vertelde dat het NDE zich nu ten doel stelt op nationaal niveau dit probleem aan te pakken met het bouwen van een domeinoverstijgend online dienstenportaal. Dit wordt een knooppunt van informatie, waar met behulp van linked open data, het koppelen van lokale systemen en het verbeteren van metadata het digitaal erfgoed beter zichtbaar, bruikbaar en bovenal duurzaam ontsloten wordt.

Van fouten kan je leren

Dat het simpelweg aanbieden van digitaal erfgoed al behoorlijk wat voeten in de aarde kan hebben, bewezen zowel Ilja Nieuwland van het Huygens ING als Fien Danniau van de Universiteit Gent.
Nieuwland had graag de vernieuwde website van het Digitaal Wetenschapshistorisch Centrum (DWC) willen presenteren tijdens het symposium. Technische moeilijkheden gooiden echter roet in het eten;  de oplevering van de site vindt dan ook later plaats. Voor Nieuwland vormde deze teleurstelling opmaat om te wijzen op de omertà op mislukking van technische projecten. Die angst om fouten toe te geven –en vooral om ze te maken- is onterecht, stelde hij. Zo vertelde Nieuwland dat het DWC een essentieel ingrediënt miste: de online community. Die zou broodnodige input kunnen leveren op het gebied van opinie, content en crowdsourcing.
dat ook het vinden van de juiste context en content van een website lastig kan zijn, bewees het verhaal van Fien Danniau, van de website Ugentmemorie. Zij zat met vragen als: hoe activeer je de academische gemeenschap tot het delen van herinneringen op de site en wat doen we met het digitaliseren van ‘analoog’ erfgoed. Danniau en haar team losten deze vraagstukken op door bewuste keuzes te maken. Zo besloten zij dat de site geen platform is voor het digitaal verwerken van het tastbare erfgoed van Ugent. Slecht de topstukken worden nu belicht want, zo stelde Danniau “wij hebben geen taak als collectiebewaarder.” Daarnaast bleek het actief benaderen voor participatie van academische medewerkers om herinneringen te delen en het betrekken van studenten voor het schrijven van content een essentieel beleid om de website een identiteit te geven.

Erfgoed van de Toekomst

Het middagprogramma ging dieper in op de praktische invulling van archivering en ontsluiting van digitale objecten, researchdata en verhalen.
Han Heymans, manager research support van de TU Delft, vertelde dat er nog niet veel beleid is op het gebied van digitaal archiveren. Research support stelt zich om die reden nu tot taak een workflow te ontwikkelen om de gehele Research Life Cycle van onderzoekers te digitaliseren, ten einde het academisch erfgoed van de TU voor de toekomst veilig te stellen. En dat gaat in ver; men wil àlle relevante data (brondata, procesdata en ongecontroleerde data, op alle informatiedragers die gebruikt zijn tijdens het onderzoeksproces) archiveren en documenteren om zo tot een volledig beeld van het gehele onderzoeksproces te komen; van begin tot eind. Dit is volgens Heymans essentieel voor Good Governance. Hij geeft wel aan dat nog een lange weg te gaan is; “we moeten nog echt aandringen bij wetenschappers dat digitale opslag bij het onderzoek hoort.”

Werk in uitvoering

Dat de opslag van born digital data weer andere specifieke vraagstukken oplevert voor archivering, vertelde Robert Gilisse, digital archivist bij het IISG. Want hoe ontsluit je dergelijk materiaal nu eigenlijk en hoe stel je het duurzaam beschikbaar? Het IISG krijgt bijzonder uiteenlopend materiaal binnen, van databases en programma’s tot foto’s en audio-opnames. Om dit materiaal adequaat te archiveren en te ontsluiten, is het IISG bezig een workflow en beleid  te ontwikkelen om duurzaam opslaan en ontsluiting mogelijk te maken. Zij schuwen hierbij risico’s niet: “Wij zijn soms gedwongen keuzes te maken, ten einde het gebruiksgemak en duurzaamheid te verbeteren.” Bij het IISG  houdt men als leidraad het Open Archival Information System-model (OAIS) aan, dat een leidraad biedt voor de opslag van digitale informatie. Voor de workflow maken Gilisse en zijn collega’s maken hierbij gebruik van Archivematica, een open source-oplossing voor het verwerken van digitale objecten.

Ook bij de UB Leiden past men het OAIS-model toe. Mart van Duijn, conservator bij de UB Leiden, maakt onder andere hiervan gebruik ten behoeve van de ontsluiting van digitale hoogleraararchieven. Bij de acquisitie en ontsluiting van dergelijk materiaal stuit men regelmatig op hybride (lees: vooral analoog) en ook wat digitaal archivalia. Helaas is vaak nog sprake van een digitaal “gat”, oftewel de mailwisseling ontbreekt. Van Duijn concludeert dat OAIS gelukkig ook makkelijk toepasbaar is op het ontsluiten van hybride en analoog archivalia. In de praktijk kan men hierdoor vaak aansluiten op bestaande processen met betrekking tot archivering en toch aanhaken op bestaande internationale standaarden wat betreft beheer en beschikbaar stellen.  “We willen eerst zelf kijken hoe we met dit materiaal moeten omgaan. We passen aan waar nodig en maken nieuwe processen als het moet.”

Hoe zit het met de rechten?

Met succesvolle ontsluiting van digitale objecten ben je er nog niet. Want het hoe zit het met auteursrechtelijk beschermd materiaal?  Afelonne Doek van het IISG werd onzachtzinnig geconfronteerd met die vraag toen een fotograaf ontdekte dat zijn fotocollectie door dit instituut –ten behoeve van de historische waarde- online was gezet. Hij reageerde met een schadeclaim. Ondanks dat de rechter de schadeclaim niet toewees, verplichtte deze het IISG het materiaal slechts gedeeltelijk –in dit geval alleen binnen het gebouw toegankelijk te maken. Dit leverde een patstelling op; “We voelden ons ontzetten gehinderd in ons werk”. Want hoe maak je zo je materiaal goed toegankelijk? Bovendien leek het IISG hierdoor gedwongen veel contracten met archiefvormers te herzien. Al het beeldmateriaal offline halen en om toestemming gaan vragen bleek ondoenlijk.  IISG besloot om die reden afspraken te maken met de stichting Pictoright, ten einde claims van derden in de toekomst te vermijden. Doek raadde verder aan eerst te kijken of  Extended Collective Licensing en OOC (out of commerce) works toepasbaar zijn op je collectie. Verder drukte zij het publiek nog het advies van Stichting Brein en de KVAN op het hart: Maak geen individuele afspraken en doe niet aan kortetermijnoplossingen!

Stoomcursus auteursrecht en privacywetgeving

Maarten Zeinstra, jurist en adviseur bij Zeinstra bij Kennisland ging nog eens dieper in op auteursrechtelijke problemen. Hij stelde dat door de digitalisering en toenemende roep om Open Science het auteursrecht een steeds belangrijkere rol zal spelen in de wetenschappelijke gemeenschap. Probleem is dat de betreffende auteurswetgeving nog stamt uit het tijdperk van ver voor het internet en niet meer voldoet aan de eisen van onze tijd. Om die reden is Kennisland aan het lobbyen bij de EU, ten einde nieuwe en adequate wetgeving mogelijk te maken. Op dit moment zijn er bijvoorbeeld in de wet nog geen uitzonderingen die betrekkingen hebben op het behoud van cultureel erfgoed. Die moeten er wel  komen. Zo moet ook tekst- en datamining mogelijk worden.
Zeinstra’s workshop liep uit in een kort college auteursrecht. Dat was nodig: er bleken bij het publiek nog veel vragen rondom copyright.